پیشنهاد امامی: جایگاه روابط عمومی به سطح دبیر هیات مدیره ارتقا یابد
در ساختارهای نوین حکمرانی شرکتی، هیچ جایگاهی بیدلیل تعریف نمیشود و هر سمتی، پاسخی است به یک نیاز واقعی. یکی از خلأهای محسوس در ساختار هیأت مدیره بسیاری از سازمانهای ایرانی، نبود صدایی از «افکار عمومی» و «ذینفعان بیرونی» در فرآیند تصمیمسازیهای کلان است. به عبارت سادهتر، هیأت مدیرهها میگویند، مینویسند، تصویب میکنند، اما کسی از آنان نمیپرسد که این تصمیمها در چشم مردم، رسانهها و نهادهای ناظر چگونه دیده خواهد شد.
نویسنده این یادداشت که سالها در روابط عمومی، از کارشناسی تا مدیریت و از آموزش سازمانی و دانشگاه تا پژوهش و مشاوره فعالیت داشته است و به خوبی با چالشها آشناست پیشنهادی میکند که جایگاه روابط عمومی به سطح "دبیر هیأت مدیره با نقش ناظر ارتباطی بدون حق رأی ارتقاء یابد. پیشنهادی که نهتنها دخالتی در فرآیندهای مالی و مدیریتی ندارد، بلکه میتواند حلقهای مفقوده را میان تصمیمگیران و جامعه پیرامونیشان تکمیل کند.
دبیر هیأت مدیره، همانطور که در متون تخصصی حاکمیت شرکتی آمده، فقط یک منشی نیست. او ناظر تعهدات، حافظ شفافیت، و پاسدار اخلاق حرفهای در هیأت مدیره است. آنچه که امروز در جهان درباره دبیری هیأت مدیره مینویسند این است که دبیر هیأت مدیره نقشی مشاورهای برای مدیران شرکت دارد و باید از رعایت قوانین و مقررات حاکم بر شرکت اطمینان حاصل کند.
حال تصور کنید اگر این دبیر، بهجای یک چهره صرفاً اداری، فردی متخصص در ارتباطات، رسانه، افکار عمومی و دارای شناخت دقیق از ذینفعان بیرونی شرکت باشد، چه تحولی در سطح پاسخگویی و کیفیت تصمیمها رخ خواهد داد؟ این دقیقاً جایی است که نقش روابط عمومی معنا پیدا میکند.
روابط عمومی، برخلاف تصور رایج، فقط ادارهای برای نوشتن خبر یا طراحی بنر نیست. در سازمانهای مدرن، روابط عمومی مسئول شکلدادن به ادراک عمومی، مدیریت اعتبار سازمانی، و بازتابدهنده بازخورد جامعه به درون سازمان است. این واحد بیش از هر بخش دیگر، با زبان مردم و رسانهها آشناست و میتواند در جلسات هیأت مدیره، بدون حق رأی اما با حق تبیین، هشدار دهد، روشنگری کند، و از بروز بحرانهایی پیشگیری کند که سالها بعد، هزینههای جبرانناپذیری به شرکت وارد میکنند.
نقش دبیر هیأت مدیره همراه با ضوابط اخلاقی مشخصی تعریف شده است: امانتداری، پرهیز از تضاد منافع و حفظ اطلاعات محرمانه. این اصول، دقیقاً با هویت حرفهای یک مدیر ارتباطات حرفهای همراستا است.
از این منظر، حضور نمایندهای از روابط عمومی بهعنوان «عضو ناظر» در جلسات هیأت مدیره، نه تنها خللی در حریم مدیریتی ایجاد نمیکند، بلکه فرصتی برای تقویت شفافیت، پاسخگویی، و تطابق تصمیمات کلان با منافع بلندمدت سازمان فراهم میآورد.
شاید زمان آن رسیده باشد که مدیران روابط عمومی سازمانها، نهتنها بهعنوان بازوی اطلاع رسانی و تبلیغاتی، بلکه بهعنوان مشاورانی راهبردی در کنار مدیران عالیرتبه سازمان قرار گیرند. و چه جایی بهتر از جلسات هیأت مدیره برای شنیدن صدای مردم؟
دکتر حسین امامی
عضو هیات مدیره انجمن متخصصان روابط عمومی
27 اردیبهشت 1404
این یادداشت در ویژه نامه روز روابط عمومی، روزنامه صمت و روزنامه تفاهم منتشر شده است.